Według obowiązujących przepisów prawa podatkowego przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży na rzecz osób prywatnych, ma obowiązek prowadzenia ewidencji takiego zdarzenia na kasie fiskalnej. Wówczas w takiej sytuacji klient otrzymuje paragon, potwierdzający dokonanie zakupu.
Jednak niektórzy przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji na kasie, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. W takiej sytuacji sprzedaż jest ewidencjonowana na specjalnym formularzu, nazywanym ewidencją sprzedaży bezrachunkowej.
Osoba fizyczna, niewykonująca działalności gospodarczej ma prawo żądać od sprzedawcy otrzymania faktury za dokonane zakupy, a sprzedawca ma obowiązek spełnić takie żądanie. Należy pamiętać jednak o terminach, w jakich fakturę należy wystawić.
- Jeśli żądanie otrzymania faktury za zakupy zgłoszone jest po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonania usługi bądź otrzymania całości lub części zapłaty, to nie istnieje obowiązek wystawienia faktury przez przedsiębiorcę. Może ją jednak sporządzić z własnej woli.
- Jeśli żądanie otrzymania faktury zostanie zgłoszone przed upływem 3 miesięcy, to przedsiębiorca powinien ją wystawić w terminie:
– nie późniejszym niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana dostawa towaru lub została wykonana usługa o ile żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym został dostarczony towar lub została wykonana usługa
– nie późniejszym niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym został dostarczony towar lub została wykonana usługa.
Faktura wystawiana dla osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej nie różni się niczym szczególnym od faktur wystawianych dla firm. Zawiera ona następujące informacje:
• datę wystawienia faktury,
• kolejny numer faktury, zgodny z przyjętą numeracją,
• imię, nazwisko lub nazwę oraz adresy sprzedawcy i odbiorcy,
• NIP sprzedawcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy oraz datę otrzymania zapłaty, o ile jest określona, i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę towaru / usługi,
• jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów / usług,
• cenę jednostkową netto (bez podatku VAT),
• kwoty wszelkich rabatów, obniżek cen lub opustów,
• wartość netto,
• stawkę i wartość podatku VAT,
• sumę sprzedaży netto, z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku VAT z podziałem na poszczególne stawki,
• wartość należności brutto.